SETOR DE ARQUIVO - SEARQ

Compete ao Setor de Arquivo - SEARQ:
l. Receber, registrar, organizar e arquivar documentos produzidos e recebidos pela Câmara Municipal, de acordo com normas arquivísticas e legislação vigente;
ll. Classificar e catalogar documentos conforme tabela de temporalidade e plano de classificação;
lll. Controlar a entrada e saída de documentos do arquivo, mantendo registro atualizado para garantir sua rastreabilidade;
lV. Adotar medidas de preservação física e digital dos documentos, prevenindo danos por manuseio, umidade, pragas e outros fatores;
V Promover a digitalização de documentos, quando possível, para facilitar o acesso e reduzir o desgaste físico;
Vl. Zelar pela guarda permanente de documentos históricos e de valor probatório ou informativo;
VIl. Atender solicitações internas de vereadores, servidores e setores administrativos para consulta de documentos;
Vlll. Fornecer informações e cópias de documentos ao público, observando os prazos e limites estabelecidos pela Lei de Acesso à lnformação (Lei n° 12.527/2011) e pela Lei Geral de Proteçâo de Dados (Lei n° 13.709/2018);
lX. Garantir que documentos sigilosos sejam protegidos, permitindo acesso apenas a pessoas autorizadas;
X. Executar processos de avaliação e descarte de documentos, observando a tabela de temporalidade aprovada pela a autoridade competente;
Xl. Elaborar termos de eliminação e registros de descarte, assegurando rastreabilidade e cumprimento da legislação;
Xll. Auxiliar os setores na correta tramitação documental;
Xlll. Promover treinamentos e orientações sobre arquivamento e gestão documental para servidores;
XIV. Colaborar na elaboração de normas internas relacionadas ao arquivo e à preservação da ória institucional;
XV. Organizar e manter atualizado o acervo histórico da Câmara preservando documentos, fotos, vídeos e outros registros de relevância;
XVI. Coordenar a Comissão de Avaliação de Documentos CPAD da Câmara Municipal;
XVII. Encaminhar as recomendações e decisões da CPAD, estabelecendo diretrizes para avaliação e destinação por meio da eliminação, transferência e ou recolhimento de documentos;
XVIII. Propor a criação, gerenciar e alimentar bases de dados arquivísticas;
XIX. Exercer outras atividades correlatas às suas competências

Chefe: José Claudemir Loureiro Brito